A intranet é uma rede privada de computadores que usa os protocolos da Internet (TCP, UDP, DNS, FTP, HTTP, SMTP, POP3, etc) para compartilhar com segurança informações entre os funcionários de uma empresa e suportar as aplicações que auxiliam os processos de negócios. Intranet é frequentemente usada para se referir a somente um dos seus serviços, os sites web, mas intranet é muito mais que um site.
Portal corporativo é uma ferramenta para agregação de conteúdos e acesso as aplicações corporativas. Ele roda sobre a intranet. As principais funções de um portal corporativo são: Gerenciamento de conteúdo e documentos, permitir trabalho colaborativo, busca e navegação de informações, personalização, segurança de acesso a informações com restrições, integração de múltiplas fontes de dados em uma interface padronizada, single sign-on (SSO, permite que uma vez logado ao portal, não seja necessário digitar usuário e senha para acessar outras informações ou aplicações).
Um Portal Corporativo tem várias estágios de maturação:
Estágio 1: Compartilhamento de informações e comunicação
É o estágio inicial e mais fácil de implantar. Os serviços mais básicos de um Portal são a divulgação de notícias e o compartilhamento de informações. Normalmente tem abrangência departamental com algumas informações voltadas para a empresa inteira. É formado por páginas estáticas de textos e imagens e gerenciados por algum tipo de sistema de gerenciamento de conteúdo ou geração de páginas HTML. Notícias, Normas, Padrões são os conteúdos mais comuns. Algumas empresas estão usando wikis e blogs para facilitar a geração e manutenção de informações.
Estágio 2: Self-service
Nesse estágio, o portal foca em prover auto serviços para os funcionários como processos de RH, relatórios de despesas, formulários de benefícios, agendamento de salas de reunião e outras aplicações que permitem ao funcionário obter um serviço ou executar uma tarefa sem depender de mais ninguém.
Estágio 3: Colaboração
Esse estágio volta-se para a execução de projetos por times de pessoas colaborando em tarefas através de aplicações online. Essas aplicações incluem sistemas de gerenciamento de projetos, controle de tarefas, wikis, blogs e outras ferramentas para troca de conhecimento, sistemas de gerenciamento de documentos com controle de versão e autoria, mensagens instantâneas (tipo MSN) e lógico, o email.
Estágio 4: Informações empresariais
Aqui estão disponíveis aplicações empresariais como ERP, CRM, acesso a bancos de dados corporativos, consolidação de várias fontes de informações em uma interface web padronizada (normalmente chamados de portlets).
Estágio 5: Painéis de controle digitais
As informações exibidas no portal são quase em tempo real. Estão disponíveis em uma interface web sofisticada, dados sobre as vendas que estão ocorrendo no momento, dados sobre a logística, informações financeiras atualizados em minutos que permitem que a alta gerência tome decisões no momento que as coisas acontecem e não somente depois de dias que o evento ocorreu e apareceu nos relatórios gerenciais.
Estágio 6: Interface de trabalho consolidada
Poucas empresas estão nesse estágio. Todas as informações e aplicações dos estágios anteriores mais a integração de email, mensagens de voz, telefonia IP disponíveis para os funcionários em interface padronizada e personalizada e em qualquer dispositivo, seja ele o desktop, o celular, o PDA e os que surgirem. Um funcionário não precisaria de mais nada além de seu acesso ao Portal para executar seu trabalho com produtividade e eficiência.
É normal que um Portal Corporativo tenha aplicações e informações dos 4 primeiros estágios. Mas, se não há um sistema de portal (Portal Server) padronizado, as interfaces ficam despadronizadas. Tornando o Portal em uma “colcha de retalhos” de sites agregados por um sistema de navegação deficiente e sem sistemas de busca adequados e abrangentes.
Um sistema de portal permite a criação de áreas de exibição de informações (portlets) que podem ser reaproveitadas pelas aplicações, por exemplo, um portlet de exibição de tabelas ou de gráficos poderia ser compartilhada por várias aplicações diminuindo assim o tempo de desenvolvimento e padronizando o comportamento que o usuário percebe. Esses portlets permitem também a personalização das páginas para cada tipo de funcionário. Por exemplo, um funcionário da área financeira poderia ter uma página onde aparecerem portlets que ele utiliza para seu trabalho mais alguns de outras áreas afins. Ele mesmo escolheria as informações exibidas e não precisaria ficar navegando por vários sites para obtê-las.
Não precisar desenvolver interfaces ajuda em muito a reduzir os custos de desenvolvimento de aplicações pois é necessário implementar somente as regras de negócios. Mas para obter os benefícios completos, nossos fornecedores deveriam ser obrigados a usar esses portlets e não poderiam desenvolver interfaces próprias diferentes (mas poderiam desenvolver portlets que pudessem ser usados por outras aplicações).
Tecnologia a parte, existem grandes dificuldades para transformar um Portal Corporativo em uma ferramenta de trabalho realmente útil. Essas dificuldades estão nas pessoas, tanto as criadoras de conteúdo quanto as consumidoras de conteúdo, e nos processos ineficientes e burocráticos. Sites que não são atualizados com freqüência, manutenção de formas alternativas de distribuir conteúdo (arquivos por email, por exemplo), preocupação maior no marketing do site que na sua utilidade para o dia a dia, processos que exigem formulários em papel assinados e enviados via malote, áreas de sistemas que desenvolvem aplicações web que não se integram uma com as outras e muitas outras ineficiências não permitem que o Portal mostre todos os seus benefícios.
A mudança só ocorrerá com o apoio dos executivos principais da empresa, a tecnologia adequada, a convergência dos processos de desenvolvimento de aplicações para essa plataforma, pessoas dedicadas a promover, acompanhar e auxiliar o uso do Portal. E padrões políticos, técnicos e operacionais suportando tudo isso.